Понятие чек-листов пришло к нам из авиации, там слишком высока цена ошибки и простой перечень вопросов во время взлета, полета и посадки (то есть чек-лист) позволяет держать ситуацию под контролем. В бизнесе тоже хватает сложных и рутинных операций, а ведение чек-листа помогает исключить ненужные ошибки и убедиться в правильности своих действий.
Запуск рекламной кампании, как взлет самолета: одна ошибка и ваша реклама не взлетит. Разберемся какие бывают чек-листы и как правильно их составлять, чтобы они приносили реальную пользу.
Что означает чек-лист
Чек-лист (Check list) — это контрольный список действий, которые необходимо выполнить или проверить. Например, чек-лист «Как встретить гостей в ресторане» состоит из перечня действий по приему гостей в заведении. А чек-лист «Как снять квартиру» содержит список шагов, которые упрощают поиски квартиры.
На практике, чек-лист это пронумерованный список дел к проверке, напротив каждого стоит пустой квадрат, где следует поставить отметку после выполнения. Так можно контролировать какие дела завершены, а какие нет. В одном пункте может быть только одна задача, это помогает последовательно концентрировать свое внимание на каждом действии.
Часто чек-листы используют как отдельный продукт, который можно передавать и пересылать как файл, без потери пользы. В маркетинге чек-листы продают, используют как бонусы для привлечения потенциальных покупателей или лид-магниты для сбора контактных данных. Например, предлагают пользователю бесплатно скачать полезный чек-лист, но за это просят оставить почту или телефон. На эти данные потом можно рассылать коммерческие предложения, новости или информацию об акциях, мотивируя клиента совершить покупку.
Чек-лист и список дел: в чем разница?
Иногда чек-листы путают со списком дел, да они похожи: оба представляют из себя инструкцию о том, как не забыть о важных делах, но этим сходство ограничивается. Список дел делают для того, чтобы проконтролировать, что-то единовременно, здесь и сейчас. Завтра этот список уже может быть неактуальным. К примеру, список продуктов для магазина сегодня один, а завтра другой. А чек-лист это перечень для контроля, проверки каких то постоянных повторяющихся процессов. Например, чек-лист проверки продуктового магазина можно использовать постоянно в течении всего срока работы и ничего не менять.Как составить полезный чек-лист и применять его в бизнесе
Какие чек-листы бывают
По своему назначению чек-листы делятся на четыре типа: «прочитай и сделай (Read-Do)», «сделай и проверь (Do-Confirm)», «проследи (tracker)» и развлекательные чек-листы.
Прочитай и сделай (Read-Do)
Такие чек-листы это перечень дел, которые нужно выполнить и отметить сделанное. Их применяют когда нужно выполнить какую то незнакомую операцию или когда возникает внештатная ситуация. Часто, Read-Do используют для обучения новых сотрудников. Они напоминают инструкцию, в которой важно выполнить все пункты.
Сделай и проверь (Do-Confirm)
Такие чек-листы используют для проверки. После выполнения дела, вы открываете список и оцениваете результат по чек-листу. Это помогает проверить качество своей работы или проконтролировать выполнение дела другими сотрудниками. Do-Confirm подходит для работы как с повседневными, хорошо знакомыми делами, так и для контроля за выполнением новых задач. Например, менеджер созвонился с клиентом и далее по чек-листу Do-Confirm заполняет CRM.
Проследи (tracker)
Чек-лист трекер используют чтобы отследить регулярное выполнение каких то действий. Они подходят для внедрения какого нового действия в жизнь или работу. Например, приучить себя к какой то полезной ежедневной привычке.
Развлекательный чек-лист
Такие чек-листы созданы для развлечения, они не несут никакой практической пользы. Многим нравится проводить анкетирование, проставляя галочки напротив каких то дел, часто даже мысленно. Таким образом можно лучше понять себя, свое поведение и реакции.
Чек-листы для бизнеса
В бизнесе чек-листы применяются на всех возможных уровнях — и у начинающих предпринимателей и в крупных компаниях. С их помощью проводят процедуры проверки, сводят к минимуму ошибки и влияние человеческого фактора, помогают проконтролировать, чтобы ни одна важная деталь на производстве не ускользнула из вида и инструктируют сотрудников.
Применение чек-листов улучшает качество и эффективность работы предпринимателей. Готовые чек-листы для бизнеса можно приобрести тут.
Ссылка на файл: https://digital-basket-01.wbbasket.ru/vol5/599/e72b87571f6494b0d02d4684bb64c87a/0_1280.jpg
Преимущества использования чек-листов
Чек-лист отличный инструмент для самопроверки и контроля: он дисциплинирует и повышает эффективность. Помогает наглядно увидеть, что сделано, а что нет. Это дает мотивацию для новых достижений. Чек-лист помогает выполнять следующие задачи:
- упорядочивает рабочий процесс. Работа делится на отрезки и это помогает не упустить ничего важного и вовремя контролировать сбои и ошибки;
- увеличивает производительность труда. Чек-лист — это готовый план действий, а значит можно сосредоточиться на важном;
- помогает перераспределить обязанности и результативно тратить свое время. Чек-лист — готовая инструкция по которой работник может быстро сориентироваться в новой задаче;
- облегчают контроль. Чек-листы помогают проконтролировать ход выполнения работ на любом этапе;
- повышают вовлеченность участников при помощи введения игровых методов в рабочие процессы. Игровые элементы стимулируют сотрудников к росту и улучшению своих показателей;
Как правильно составить чек-лист
Чтобы составить полезный и эффективный чек-лист придерживайтесь этих правил:
- определитесь с назначением и целевой аудиторией чек-листа. Для кого вы его составляете и какие задачи он должен решить;
- разделите задачу на отдельные шаги. Один шаг — одно действие. Например, распаковать товар, провести внешний осмотр, включить и выключить — все это разные пункты чек-листа;
- не делайте чек-лист слишком длинным, больше 20 пунктов. Лучше сделать несколько чек-листов разбив большие этапы на подэтапы;
- не забывает о визуальном оформлении. Особенно это важно, если чек-лист используется как лид-магнит. Эффектное оформление и запоминающийся дизайн привлекут потенциальных клиентов;
- помните, поговорка краткость сестра таланта, особенно применима к чек-листам. Формулируйте шаги кратко и ясно, используйте сокращения, оставляйте важное, убирайте второстепенное.
Чек-лист — проверенный и незаменимый, но не единственный инструмент для контроля и планирования бизнес процессов. Для ускорения и автоматизации бизнес-процессов применяют специальные программы — таск-трекеры, например WEEEK. Они помогают декомпозировать задачи и процессы, выполнять работу по принципу чек-листов, следуя пошаговому плану.
