Самокатова Анна — проджект-менеджер онлайн-школ и создатель своей онлайн-школы по обучению управленцев.
80% любого бизнеса занимает операционная часть, однако если глава бизнеса будет полностью в нее погружен, то он не сможет высунуть голову и посмотреть на горизонты развития своей же компании. Что же делать? Как делегировать операционку и при этом не потерять качество работы?
В начале своего развития, как онлайн-управленца, я попадала только в небольшие проекты с оборотами 10-20 млн в год — скорее всего это было связано с небольшим опытом и отсутствием практических навыков, поэтому крупные онлайн-школы и не рассматривали меня на позиции своего менеджмента. Проблема работы в небольших проектах заключается в том, что проджект зачастую является «многоруким-многоногом»: тут задачу дал, тут поправил за другим, здесь текст сам написал, а там рассылки настроил. Однако, как я выше сказала — работа в операционке не помогает посмотреть на горизонт планирования, поэтому проект находится в вечном состоянии тушения пожаров.
Пункт 1. Станьте головой профессора Доуэля.
Если вы читали произведение Александра Беляева, то вы знаете, что в ней описан эксперимент по оживлению головы. Попробуйте в своем проекте быть именно головой, а не руками. Представьте, что вы не можете самостоятельно править или делать задачи за другими сотрудниками. Благодаря этому эксперименту вы сможете понять куда не хватает вам «рук», а значит нанять действительно необходимого сотрудника.
Многие управленцы и предприниматели считают, что легче самим что-то доделать, переделать, чем объяснять сотруднику. Однако в этом и есть ключевая задача топ-менеджмента — пояснить ошибку и помочь сотруднику в будущем самостоятельно обратить на нее внимание. Поэтому упражнение «голова профессора Доуэля» отлично учит именно управлению и помогает заметить у самого себя ошибки в постановке задач.
Советы во время данного упражнения:
— задача всегда должна иметь ответственного, дедлайн и понятный конечный итог
— избегаете «коридорного управления», это когда вы даете задачу мимо делом и сотрудник воспринимает ее не как « надо сделать», а «вот такое есть предложение»
— если задача сложная или объемная, определите этапы когда к вам должны вернуться за обратной связью, так как переделать часть всегда проще, чем переделывать конечный итог
— пользуйтесь методом официанта, а именно просите повторить сотрудника что ему надо сделать, так как не всегда вас могут понять так, как вы закладывали в начале
Пункт 2. Выберите и следуйте системе управления.
Если вы не придерживаетесь никакой системы управления, то это автоматически означает что у вас хаос. В своем проектах я использую систему Agile и его методы Scrum и Kanban.
Ключевые принципы Agile
Как раз методы Scrum и Kanban следуют этим идеям и имеют свои инструменты для работы. Например, такой инструмент как «спринты» я задействую из Scrum, а Kanban доска неотъемлемая часть уже даже моей повседневной жизни.
Если вдруг данная таблица для вас слишком большая, то начните хотя бы с 3 столбцов «Надо — В работе — Готово».
Попробуйте внедрить хотя бы эти 2 пункта пункта в свое управление и вы заметите, как операционки станет меньше, а времени для постановки стратегических и действительно важных задач намного больше.
Использование чек-листов в управлении проектами помогает минимизировать и избегать множества рисков, с которыми команды сталкиваются в реальных проектах. Во-первых, они снижают вероятность пропуска важных задач или этапов, что особенно критично в проектах с большим количеством мелких, но важных деталей. Например, в строительстве или разработке программного обеспечения пропуск одного этапа может привести к необходимости доработок, увеличивая общие затраты и сроки проекта.
Чек-листы также предотвращают ошибки из-за человеческого фактора, такие как забывчивость или недопонимание задач. Предоставляя четкий перечень всех шагов, они обеспечивают, что каждая задача будет выполнена правильно и вовремя, что снижает риск дорогостоящих исправлений или переработок в будущем.
Также можно работать в таск-трекере. Там вы можете создавать собственные чек-листы для различных задач и проектов, что позволит вам максимально упорядочить рабочий процесс и увеличить производительность вашей команды. Использование таск-трекера упрощает процесс, делая его более наглядным и доступным для каждого члена команды.
Полезное видео про Agile
